今すぐ業務で必要という方の応急処置!ビジネスメール実例集のすすめ

ビジネス英語のライティングは、学ばなければ身につかないスキルだ。

とは言え、学ぶことの必要性は理解しつつも、「とにかく今は目の前のビジネスメールを何とかしたい!」という人もいるだろう。

上記のように、何をどうしたらいいかわからない現状をどうにか切り抜けたいという人は、まずすぐに参照できる手引書を手元に置いておこう。

特に、デスクに1冊置いておきたいのが、Z会編集の『英文ビジネスEメール 実例・表現1200』だ。単なるメール表現集でなく、通信講座での指導実績を活かしたアドバイスが加えられているのも、Z会ならではの要素だ。

出典:Amazon

本書には、「シチュエーション別」「要件別」に 、約100パターンの編集済みメール文面が収録されている。最終目標は、ビジネスシーンごとに使える表現を覚えて、すぐに引き出せるようになることだが、まずは業務の場面に応じて、その都度使える表現を覚えていくといいだろう。

また、掲載されている1200以上の例文は特設サイトで閲覧・検索ができ、検索機能を使えば、素早く必要な表現をコピー&ペーストで使うことが可能。本書で少しずつビジネス英語の表現の引き出しを増やしていきながら、目の前のビジネス文書にも対応できるようになっていくはずだ。

【本書のポイント】
▲全てのEメール文例は、「1. 書き出し」「2. 主文」「3. 結び」で構成されていおり、それぞれのステップに置き換え例文を用意。

例えば、商品の資料問合せであれば、以下の3ステップとなり、各ステップで文面例以外の置き換え表現が掲載されている。

  1. 書き出し:自己紹介
  2. 主文:問合せのきっかけを述べる
  3. 結び:問合せの内容を述べる

▲巻末の表現索引は、「依頼する」「受け取る」「意見を述べる」など、目的別に表現がまとめられていて、ページ番号に移動することで、どんな場面で使うかを確認できるようになっている。

つまり、目次からは “場面別”でメール文面を調べることができ、索引からは“目的別”に英語表現を辿れるということ。

「忙しいビジネスパーソンの強力な味方になる」ことをコンセプトにして制作された通り、利用者の立場に立った情報量と構成の工夫がされている。

▼参考書籍
Z会編集の『英文ビジネスEメール 実例・表現1200』

ビジネス英語のライティングを習得する3ステップ

ここからは、実際のビジネス現場で使えるライティング技術を習得するために、どんな勉強をすればいいか、以下の3ステップにしたがって解説していこう。

ステップ1:基礎英語力(文法・単語)を身に付ける
ステップ2:ビジネス英語とライティングの基本を学ぶ
ステップ3:添削を繰り返してビジネスライティングを実用化する

ステップアップのフローは、「1. 英語力の土台を固め、2. ビジネスライティングに必要な知識をインプットし、3. アウトプットを繰り返し、どんどんブラッシュアップしていく」のイメージになる。

以降、各ステップで具体的に実施することを説明していこう。

ステップ1:基礎英語力(文法・単語)を身に付ける

まず、ビジネス英語を学んでいくには、一定水準の英語力が必要とされる。それが「基本英文法と単語」の知識だ。

ビジネス英語は、日常的に使用される一般英語とは、選ぶべき単語、丁寧な言い回し、話題の展開(文章構成)などが異なる一方で、1つ1つの英文そのものを構成する文法ルールは、普遍的なもので一般英語と変わらない。

さらに身振り手振りの使えないライティングにおいては、単語の羅列だけで乗り切れないため、文法の理解は不可欠となる。

英文法に自信のない人は、基本的な文法事項を今一度おさらいしておこう。なんとなく書いていてもライティングは上達しない。

基本文法の復習には、『中学英語を もう一度ひとつひとつわかりやすく。』という書籍がおすすめだ。

出典:Amazon

各文法事項が図解を用いて解説されており、専門的な文法用語を多用するのではなく、イメージで理解できるようになっている。

複雑で文語的な文法事項まで網羅する必要はなく、英作文を始めるには、中学~高校1年レベルの基本文法事項を押さえておけば十分だ。難易度の高い文法や複雑な文構造は、そういう英文に出会ったときに都度覚えていけばいいだろう。

ステップ2:ビジネス英語とライティングの基本を学ぶ

文法と単語の知識だけで、いきなりビジネスメールの英作文をしなさいと言われても、何かしらの模範文面がないと、何から書き始めたらいいのかわからず困ってしまうもの。

日本語でも英語でも、ビジネス文書の書き方には一定の型(パターン)があるが、英語と日本語では、そのライティングルールが大きく異なり、日本語を正確に英訳するだけでは、適切な文書にはならない。相手が不自然に感じたり、時にはマナーに反していたりすることもある。

ビジネスライティング上達の第一歩は、まず英語のライティングルールを理解し、さまざまなシチュエーションや要件別のテンプレートに精通しておくこと。

まずはビジネス文書のテンプレートや模範文面にたくさん触れてインプットし、その型に沿って書くことから始めよう。

以下、英語ライティングのルールやビジネス文書の型を学べる書籍をご紹介する。

1.『英文ビジネスEメール実例・表現1200』|ビジネス英語の定型表現
2.『英語「なるほど!」ライティング―通じる英文への15ステップ』|英語ライティングの基礎を
3.『ネイティヴチェックで鍛える ビジネス英文ライティング』|ビジネス特化のライティングルール
4.『関谷英里子のたった3文でOK!ビジネスパーソンの英文メール術』|伝えるべき内容を伝える技術

1. 『英文ビジネスEメール実例・表現1200』

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本書は、ビジネスシーン別に100のEメール文面例と、各英文で置き換え可能な1200の表現を収録。すべての文面例は「1. 書き出し」「2. 主文」「3. 結び」の3ステップで構成されており、模写していくだけでも英文メールの型が掴めるようになっている。

場面ごとの文例集として業務にすぐに活用することができるほか、各文面例で、間違いやすいポイントと具体的な改善点が提示されており、「英文メールの基本を知りたい初心者」から、「英文をブラッシュアップしたい中・上級者」まで幅広く活用可能だ。

2. 『英語「なるほど!」ライティング―通じる英文への15ステップ』

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本書は、日本人が無意識に使っている「遠回しな表現」「あいまい表現」「言い切らない形」といった文章のクセを認識させ、英語的な発想に切り替えることを目的とした教材。

自分が書いた英文を読むのは、言葉だけでなく文化や価値観も異なる相手だ。まずその違いを理解することによって、日本人の発想のままでは思いつかない英文を自ら作り出せるようになる。

特にビジネスライティング向けというわけではないが、英語圏の思想で「英語を英語らしく書く」ためのポイントがわかりやすく書かれており、英語ライティングのマインドセットができる教材としては非常におすすめだ。

3. 『ネイティヴチェックで鍛える ビジネス英文ライティング』

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こちらは、英文メールのフォーマットや場面別の例文など、ビジネスに特化した英文ライティングの解説書。

著者のデビッド・セイン氏は、他にも英文ライティングに関する教本を数多く出しているが、本書の特徴は、タイトルにもある「ネイティブチェック」。日本のビジネスパーソンがよくやってしまう間違いに赤ペンを入れて、そこのポイントを解説しながら、正しい表現を並べている。

ただ単に模範例文を参照にするだけとは違い、自分もやってしまいそうな間違いが「なぜ間違いなのか」というポイントを知ることができ、印象に残りやすい。

ビジネスメールの例文を知りたいだけでなく、ビジネスメールを ”学びたい” という人には、特におすすめだ。

ステップ3:添削を繰り返してビジネスライティングを実用化する

英語ライティングを上達させる条件の1つは、「とにかく練習量をこなして英作文に慣れる」ことだが、1つ書いたら書きっぱなしではなく、必ず添削を受けて、修正するところまで完了させたいところ。

ビジネスライティングのテンプレートや定型文を活用して、英作文の練習を続けていると、英文を(日本語を介さずに)英語で書けるようになり、英文を書くスピードも上がってくる。

ただ、ここで問題となるのが、自分が伝えるべき内容を相手に正しく伝える ”コミュニケーション” であるビジネスライティングは、文法や単語が正しいというだけでは、その文書の良し悪しは判断できないということ。

ビジネスライティングで最も重要なことは「伝えたいことが伝わる書き方になっているか」。そのほか、ネイティブから見てより好ましい表現は無いか、英語圏のビジネスマナーに反していないか、などは自己判定が難しい。

書きっぱなしで終っていては、そこから先のライティングスキルの上達は見込めない。ビジネスライティングを上達させたければ、必ず「書く⇒添削⇒修正」を1セットとし、ビジネス経験のあるネイティブやネイティブレベルの講師に添削をお願いしてみよう。

ビジネス英語ライティングが学べるおすすめのサービス

ビジネスライティングの練習サイクルに「添削」を取り入れる方法としては、英文ライティング添削サービスやオンライン英会話サービスの利用がある。

ビジネス英語対応のライティング添削サービス2選

英文ライティング添削サービスの利点は、自分のニーズに合ったライティング課題を受けられるということ。市販の例文集に自分の業務に近い場面がなくても、適切な課題とフィードバックを受けて、ライティングスキルを上達させることが可能だ。

1. ハイネイティブトレック|アメリカのビジネスシーンを熟知したネイティブ講師の添削が毎日受講可能

出典:HiNative Trek

HiNative Trek(ハイネイティブ トレック)は、オンラインでの語学交換サービスを提供する「Lang-8」が作成した、アメリカ人講師から英文添削・発音指導が受けられる英語学習アプリ

平日の朝に届く日々の英語課題に取り組み、講師から英作文・音声の添削を受けて、実用的なビジネス英語を身につけることができる。

講師は全員アメリカでのビジネス経験がある英語ネイティブで、一年間継続して添削を担当してくれるため、添削の仕方やレベルにバラつきがなく、受講生のライティングレベルの成長も把握してもらえる。

料金
月額制
月額9,800円
・ビジネスコース
・ITコース
無料体験なし
対象レベル初級者~上級者
サービス利用可能時間月~金に毎朝課題配信
・当日13時までの提出で、その日のうちに講師の音声つきで添削
・13時以降は24時間以内に回答
・質問があれば3往復まで追加で質問可能
講師の国籍アメリカ

2. フルーツフルイングリッシュ|中上級者のみ対象の質の高い添削サービスを提供

フルーツイングリッシュは、TOEICスコア700点以上の方のみが利用対象となるハイレベル・ハイクォリティなオンライン英作文添削サービス。

ビジネスライティングに関しては、1000を超えるビジネス課題を準備しているため、市販の英文ライティング本に自分の仕事に近いシチュエーションが載っていないという人も、自分のニーズに合ったライティング課題を受けることができる。

「メールでいつも同じ定型文に頼ってしまいがち」「英作文はできるけど意図がちゃんと伝わっているか不安」といった悩みがある人も、2回まで無料体験を受けられるのでぜひ試してほしい。

料金チケット購入
・英作文チケット40 22,000円
・英作文チケット80 44,000円
・作文チケット120 66,000円
英語eメール添削
・365日間添削365回:200,750円 / 365日
・365日間添削180回:99,000円 / 365日
・90日間添削30回:16,500円 / 90日
・毎週添削2回: 1,100円 / 週
・毎週添削1回: 550円 / 週
無料体験レッスン2回
対象レベルTOEIC700点以上の方のみ
レッスン可能時間24時間
講師の国籍多国籍ネイティブ(ビジネス経験・英語指導資格あり)

ビジネスライティング対応のオンライン英会話サービス2選

オンライン英会話サービスの中には、ビジネスライティングの添削に対応しているところもある。

ライティング添削特化型のサービスとの違いは、講師とリアルタイムでコミュニケーションを取りながらレッスンを進めること。ディスカッション、ビジネスマナー、立ち振る舞いなど実用的なビジネススキルと一緒にビジネスライティングを学ぶことができる。

1. Bizmates|グローバル人材を目指す人のためのビジネス特化型オンライン英会話

出典:Bizmates

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Bizmates(ビズメイツ)は、「ビジネスで成果を上げる」をコンセプトにした、ビジネス特化型のオンライン英会話。

レッスンでは英会話の基礎やコミュニケーションスキルだけでなく、「Eメールライティング」や「オンラインチャット」などのライティング、また「文化や価値観の受け入れ方」「リーダーシップ」「信頼関係を築くための人間性」など、あらゆるビジネススキルを学べる。

「ビジネス英語を学ぶ」というよりもグローバルビジネス研修で習得する内容を「英語 ”で” 学ぶ」というイメージ。初回のレベル分けチェックでも英会話そのものよりも、英語的な考え方や英語圏のビジネスシーンを掴めているかどうかが見られるようだ。

講師は全員ビジネス経験者。さまざまな業界・職種で豊富な経験を持つ講師を集めているため、自分の業種・職種に近い講師を選択することで、実践的に使えるビジネススキルを習得することができる。グローバルな舞台で仕事をしていきたい人におすすめだ。

料金
月額制・教材費無料
月額制毎日プラン
・毎日25分プラン(1レッスン):11,000円
・毎日50分プラン(2レッスン):16,500円
・毎日75分プラン(1レッスン):24,750円
・毎日100分プラン(2レッスン):33,000円
・追加レッスンチケット 1枚 (1レッスン) / 1,100円
無料体験レッスン1回
対象レベル初級者~上級者(ビジネス英語に集中したい方)
レッスン可能時間5:00~25:00
講師の国籍フィリピン

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2. ベストティーチャー|ライティングとスピーキングの基礎が同時に学べる

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ベストティーチャーは、「書いて、話す」をコンセプトに、どのコースでも必ずスピーキングレッスンの前にライティング課題を行う仕組みがある。

まずライティング課題で作成した英作文が講師によって添削され、音声と共に返却される。そしてオンラインレッスンでは、添削済みの英作文を元に講師とマンツーマンでスピーキングを行う。

通常はライティングとスピーキングが別コースになっていることが多く、1つのコースで4技能全ての試験対策ができるオンライン英会話は珍しい。

全コースで英語4技能を使い、それぞれのスキルをバランスよく身につけ、ベストティーチャーだけで総合的な英語力を磨くことができるだろう。

料金
月額制・教材費込み
通常コース:月12,000円
試験対策コース:月16,500円
・TOEFL
・IELTS
・TOEIC SW
・TEAP
・GTEC CBT
・英検対策コース:月16,500円
無料体験レッスン2回
対象レベル中上級者
レッスン可能時間24時間
講師の国籍アメリカ、イギリス、他50ヵ国以上

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まとめ|ビジネスライティングを上達させるならプロの添削が必須

不動産投資 営業マン

今回は、英語のビジネスライティングを一から習得する勉強方法を解説した。

ビジネスメールの中には、その場でメール文例集を参照することによって対応できることもある。しかし、業務のあらゆる場面で英語を書くことが求められ、伝えるべきことを的確に伝えられるようになるには、本腰を入れてビジネスライティングを学ばなければならない。

ビジネス英語のライティングを上達させるには、ただ書いて終わりではなく、必ずビジネス経験のあるプロ講師の添削と修正までを1セットとした反復練習が必須となる。

それを踏まえた上で、今日からさっそく日々の積み重ねを始めてみよう。